Anexo F4 · Cajas y turnos

# Anexo F4 — Cajas y Turnos

Anexo del [Contrato SaaS](CONTRATO-SAAS.md). Se acepta **al activar la llave `cajas`**.

- **Versión:** 1.0 · **Funcionalidad:** `cajas`

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## 1. Qué activa este Anexo

La operación de caja en la Plataforma: apertura y cierre de turnos, registro de movimientos en
efectivo, arqueo contra el saldo teórico, cierre diario y cuadre por medio de pago.

## 2. Naturaleza del registro

El registro de caja de la Plataforma es un **registro auxiliar de gestión operativa**. Refleja lo que
los usuarios de EL CLIENTE ingresaron.

**No es contabilidad ni la reemplaza.** No constituye libro contable, no sustituye los registros que
la ley exige llevar, y BOOKISITY **no presta servicios de contabilidad ni de auditoría**. La
información de caja sirve como insumo para el contador de EL CLIENTE, que es quien la incorpora a su
contabilidad.

## 3. Obligaciones de EL CLIENTE

1. **Definir quién opera caja y con qué permisos**, y mantener esa asignación al día.
2. **Realizar el arqueo con el dinero a la vista.** La Plataforma calcula el saldo teórico; contar el
   efectivo es una tarea humana.
3. **Investigar y documentar los descuadres.** La Plataforma los detecta y los deja registrados; su
   causa y su resolución son de EL CLIENTE.
4. Custodiar el efectivo. La Plataforma registra movimientos, no guarda dinero.
5. Cumplir sus obligaciones laborales respecto del personal a cargo de caja, incluida cualquier
   consecuencia de un faltante.

## 4. Qué garantiza BOOKISITY

1. Registrar cada movimiento con **fecha, hora, monto, medio, actor y turno**, calculado en la zona
   horaria del establecimiento.
2. **Asegurar que exista un turno abierto** antes de aceptar un movimiento en efectivo, de modo que
   ningún movimiento quede huérfano.
3. Calcular el saldo teórico y la diferencia contra el arqueo declarado.
4. **Dejar registro en la bitácora de auditoría de toda acción sensible**, incluidas las excepciones
   autorizadas por un administrador, con constancia de quién la autorizó y cuándo.
5. Congelar el turno cerrado: un turno cerrado no se modifica; una corrección posterior queda como un
   movimiento nuevo, trazable, y no como una alteración del histórico.
6. Permitir la exportación de los registros de caja.

## 5. Qué no garantiza

1. **La veracidad de lo que se ingresó.** Si un usuario registra un monto equivocado, el registro
   queda equivocado. La Plataforma detecta descuadres, no fraudes.
2. **Que el arqueo cuadre.** El descuadre es información, no un error del sistema.
3. La corrección contable o tributaria de la clasificación de los movimientos.

## 6. Datos personales

Los registros de caja identifican al usuario que ejecutó cada acción. Ese es un **dato personal de un
trabajador de EL CLIENTE**, tratado con finalidad de trazabilidad y control interno.

EL CLIENTE, como responsable, debe **informar a su personal** que sus acciones quedan registradas y
con qué finalidad, y contar con fundamento legal para ese tratamiento. Rige el
[Anexo DPA](ANEXO-DPA-tratamiento-de-datos.md).

## 7. Desactivación

Al desactivar la llave cesa la operación de turnos. **Los turnos abiertos deben cerrarse antes**: un
turno que queda abierto sin posibilidad de cierre deja el período sin cuadrar. El histórico
permanece accesible y exportable.